Guía para el Desarrollo de una Empresa Propia

La creación y el desarrollo de una empresa propia es muy gratificante, pero ¿a cuántos nos ha pasado que pedimos información o guía para un procedimiento en algún ente estatal y paseamos por todas las oficinas a las que nos remiten sin encontrar la respuesta? ¿o vamos a hacer un trámite y nos piden decenas de requisitos? Esos obstáculos para la formación y formalización de nuestro proyecto que nos hacen sentir que el reto es más grande que el beneficio.

A nosotras nos pasó, y fue de ahí de donde nació la iniciativa de trabajar en esta guía. Nuestra intención con esta herramienta es brindar orientación en el proceso, buscando evitar que el entusiasmo de un emprendedor juegue en su contra al enfrentarse a un mundo desconocido.Al momento de iniciar con la empresa, es importante considerar todos los aspectos que influyen en su desarrollo, y entender que al ser nuestros propios jefes debemos dedicarle muchas horas de esfuerzo y dedicación a nuestro negocio.

Creación y el Desarrollo

Parte importante de poner una idea en acción es plasmarla en un papel. En este proceso además es in importante definir el nombre, el cual debe ser atractivo y que represente la idea:

  • corto y sencillo

  • lenguaje fácil de pronunciar y escribir

  • asegurarse que el dominio de sitio web esté disponible

  • verificar que no hay negocios con el mismo nombre o similares en redes sociales

Para el dominio para página web y correo electrónico hay varias plataformas donde se puede revisar disponibilidad y realizar la compra.

El logo y la imagen se recomienda trabajarla con un diseñador. Es este quien además puede apoyar en la elaboración de otros diseños como la pagina web u otro material que requiera el negocio.

Sugerimos además desarrollar el Concepto y Plan de Negocio completo con la guía de un profesional. Es aquí donde se profundiza en temas como:

Concepto Empresarial: propósito, historia, descripción y discurso de negocios, propuesta de valor, misión, visión, valores, mercado meta, entre otros.

Plan de Negocio: análisis de mercado, análisis competitivo, FODA (fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas), definición de metas a corto, mediano y largo plazo, definición de métricas, plan de mercadeo, servicios, precios, rutas de servicio al cliente, modelo de negocio, costos, proyecciones financieras, estructura organizacional y plan de trabajo por los siguientes 3-6 o 12 meses, entre otros.

Formalización

La formalización de un emprendimiento requiere el cumplimiento de requisitos y mucha tramitología legal obligatoria y no obligatoria necesaria para establecer una empresa en Costa Rica. Aquí encontrará una guía para lo siguiente:

Estructura Jurídica

Registrar la Sociedad ante Tributación

Sistema de Facturación

Generación de Llave Criptográfica

Apertura de Cuentas Bancarias

Registro de Cuenta PayPal

Declaración y Pago Mensual del IVA

Presentar la Declaración

Pago del IVA

Permiso Sanitario de Funcionamiento

Póliza de Riesgos de Trabajo del INS

Inscripción a la CCSS

Patente Municipal

Registro como PYME

Registro de Propiedad Intelectual

Registro para Importaciones

Recomendaciones para Importar por Primera Vez

Recomendaciones Adicionales

Estructura Jurídica

Se debe definir si se opera bajo persona física o persona jurídica. En caso de ser bajo estructura jurídica existen dos opciones:

Sociedad de Responsabilidad Limitada (SRL)

Características:

  • Se requiere mínimo de 2 personas (cuotistas): gerente y algún otro puesto adicional con los mismos o diferentes poderes

  • Hay Independencia de responsabilidad de patrimonio de la Sociedad vs. el personal

  • Cuenta con 2 libros para registros legales: Acta de Asambleas de Cuotistas y Registro de Cuotistas

Sociedad Anónima (S.A.)

Características:

  • Se requiere de mínimo 4 personas con puestos de presidente, secretario, tesorero y fiscal

  • El capital se divide en acciones.

  • Hay Independencia de responsabilidad de patrimonio de la Sociedad vs. el personal

  • Cuenta con 3 libros para registros legales: Acta de Asamblea General, Registro de Accionistas y Actas de Junta Directiva

Información adicional: bonafide.cr 

Constitución de la S.A.

Para constituir una sociedad es necesario contar con los servicios de un abogado. La información necesaria es la siguiente:

  • Nombre de la sociedad: debe ser diferente al de otras sociedades en al menos 3 letras (esto se puede revisar en el Registro Nacional de la Propiedad de Costa Rica​)

  • Tipo de sociedad a constituir 

  • Distribución de los socios (accionistas)

  • Datos, cédulas y puestos de las personas que constituirán la sociedad

  • Capital a declarar

  • Domicilio social (dirección)

  • Plazo social (cantidad de años por la que se pretende tener la sociedad)

**requiere inversión

Registrar la Sociedad ante Tributación

Esto puede realizarse por cuenta propia o con ayuda de un Contador ya sea en el Ministerio de Hacienda con el ​Formulario D-140 o en línea aquí. 

Registrarse como Contribuyente: llenar a través de la Administración Tributaria Virtual (ATV) el formulario D-140 "Declaración de Inscripción en el Registro Único Tributario”. Se debe contar con los siguientes datos:

  • Documento de identificación (Cédula Nacional o DIMEX)

  • Numero de medidor/NISE del domicilio fiscal

  • Numero de medidor/NISE del domicilio del representante legal 

  • Correo electrónico para notificaciones

  • Método de facturación

Tomar en cuenta que se debe crear un perfil para poder presentar declaraciones todos los meses.

***no requiere inversión

Sistema de Facturación: el Ministerio de Hacienda cuenta con un sistema de facturación disponible para el público y existen otras opciones de sistemas de facturación en el mercado. La sugerencia es asesorarse con un contador para escoger el sistema que mejor se adapte a las necesidades de su empresa. 

**requiere inversión: los sistemas por lo general cobran por planes o paquetes según las necesidades de la empresa.

Generación de Llave Criptográfica: generar la llave criptográfica es un requisito para poder emitir facturas y comprobantes enlazados a su registro en el Ministerio de Hacienda. Esta información será solicitada a la hora de configurar algún sistema de facturación.

La llave criptográfica se genera en el portal ATV del Ministerio de Hacienda en la sección de Obligado Tributario o Representante Legal en la pestaña ‘Comprobantes Electrónicos’:

Apertura de Cuentas Bancarias

Los documentos necesarios para la apertura de una cuenta a nombre de una sociedad en el banco varían dependiendo de la entidad. Por lo general incluyen:

  • Personería jurídica vigente

  • Copia de las cédulas de el o los representantes legales

  • Certificación con vista al Libro de Accionistas donde indique el capital social de la empresa

  • Evidencia de ingresos o flujo de caja proyectado a un año (para una empresa nueva)* 

* el flujo de caja debe certificarlo un contador publico autorizado y se debe presentar en hoja membretada, firma, sello y registro del contador

**la apertura de la cuenta no requiere inversión, el flujo de caja proyectado si

Registro de Cuenta PayPal: as empresas que necesiten realizar pagos o transacciones internacionales tienen la opción de enlazar la cuenta bancaria con una cuenta de PayPal. Este tramite se realiza directamente en plataforma del banco. 

Sugerimos consultar el esquema de comisiones para asegurarse que sea rentable para la empresa. 

**requiere inversión

Declaración y Pago Mensual del IVA

Toda sociedad o persona física registrada como contribuyente ante el Ministerio de Hacienda debe declarar mensualmente sus impuestos de compras y ventas. Esta declaración se debe realizar antes del 15 de cada mes por medio del portal de ATV del Ministerio de Hacienda. 

Se recomienda la contratación de un contador para la debida declaración mensual, y archivo/registro de facturas. En caso de hacerlo por su propia cuenta se recomienda generar un reporte de sus ventas y compras del mes con los montos totales y el IVA separados (los sistemas de facturación por lo general lo generan).

Presentar la Declaración

  1. Ingresar con su usuario, contraseña y código de verificación al portal ATV

  2. Seleccionar la opción de ‘Representante Legal’

  3. Seleccionar el ‘obligado tributario’

  4. Seleccionar ‘Declaraciones: Presentar declaración de impuestos’:

  5. Seleccionar el formulario 104-2. 

  6. Seleccionar el año en curso, y el mes a declarar y llenar el formulario.

  7. Seleccionar la actividad económica de las opciones que se habilitan según su registro.  

  8. Llenar el formulario seleccionando si o no según el caso para ventas y compras realizadas. Ingresar los totales en compras o ventas en las respectivas casillas. Los totales se ingresan redondeados, sin decimales. Validar y guardar.  * en caso de no tener ventas/compras en todo el periodo seleccionar no en todas las casillas. Importante: siempre se debe presentar la declaración aunque las ventas o compras hayan sido cero.

  9. Ir a: Consolidado

  10. Seguir los pasos de acuerdo a las indicaciones del sistema. Tomar en cuenta que muchas casillas dan los datos de manera automática y no son modificables.

  11. En la sección de Deuda Tributaria se podrá ver el monto de la deuda a pagar (montos se generan automáticamente). Seleccionar Presentar y Aceptar para generar la declaración. 

Se generarán 2 documentos: Acuse de Recibo y Detalle de la Declaración. Se recomienda descargarlos y guardarlos.

Referencia: el blog de Helen Bogantes.

Pago del IVA

El debido pago tributario se hace en cualquier entidad bancaria con el número de identificación del obligado tributario. Sugerimos guardar el comprobante de pago.

En caso de que únicamente haya habido egresos por compras y 0 ingresos, el IVA pagado por las compras quedará como crédito a favor en la declaración final.

Permiso Sanitario de Funcionamiento

Este permiso se tramita en el en el Área Rectora del Ministerio de Salud del cantón donde vaya a operar el negocio. Los requisitos varían dependiendo de la actividad de la empresa.

**requiere inversión 

Póliza de Riesgos de Trabajo del INS 

Este tramite de realiza en la oficina del Instituto Nacional de Seguros o por medio de un agente de seguros autorizado. ​El costo depende de la actividad económica y las tareas que realicen los trabajadores.​ 

Se deben presentar reportes mensuales​. Los pagos son semestrales o anuales.

 

Inscripción a la CCSS

La inscripción se hace llenando el formulario de solicitud. Tener en cuenta que los funcionarios de la CCSS realizan una visita al lugar de la empresa.​ 

Una vez lista la inscripción se deben presentar reportes mensuales de planilla por medio de la oficina virtual.​

Patente Municipal

La patente depende de la actividad. Se pueden verificar los requisitos aquí.

**requiere inversión 

Registro como PYME

El registro de una empresa como PYME se realiza por medio del sistema del SIEC. Las condiciones para poder inscribirse como PYME incluyen:

  • que realice actividades económicas en sectores definidos

  • que sea una actividad permanente

  • que disponga de recursos humanos (que tenga planilla)

  • que opere bajo figura física o jurídica

Se debe crear un usuario y contraseña registrándose en la pagina del SIEC. Los requisitos para la inscripción son:

  • Recibo de la póliza de riesgos del trabajo que indique el periodo pagado

  • Formulario D-101 o D-105 de la última Declaración del Impuesto sobre la Renta

  • Comprobante de cargas sociales al día

  • Formulario Pyme debidamente lleno y firmado

Una vez con el usuario se ingresa a la plataforma para realizar la inscripción:

Ingresar a ‘Registro de Condición Pyme’ y cumplir con los pasos solicitados:

La condición PYME debe ser renovada una vez al año presentando los mismos requisitos que para la inscripción. 

**no requiere inversión

Registro de Propiedad Intelectual

Esto puede realizarse por cuenta propia o con ayuda de un Abogado. El registro de propiedad intelectual puede ser de:

  • Marca

  • Patente

  • Secreto comercial

  • Diseños

Para el registro de marca se debe:

  • Conocer el número es su actividad según la clasificación

  • Completar los formularios según corresponda

  • Imprimir el logo (versión final) y adjuntarlo al formulario

  • Sacar una personería jurídica o copia de la cedula vigente (en caso de registrar la marca bajo persona física)

  • Realizar el pago correspondiente a la(s) clase(s) que se desean registrar en el Banco de Costa Rica (guardar el comprobante de pago)

  • Comprar los timbres correspondientes

  • Entregar los documentos

Una vez completado esto el Registro notificará en 10 días hábiles vía correo electrónico si la solicitud fue aceptada. Una vez notificado hay 6 meses de tiempo para publicar tres edictos de manera consecutiva. 

Para publicar los edictos:

  • Retirar la notificación original en el Registro de Propiedad

  • Ir a la oficina de La Gaceta (Imprenta Nacional)

  • Solicitar cotización para la publicación de los edictos (revisar muy bien que el nombre este bien escrito) y pagar

Los edictos se publican 14 días hábiles a partir del día siguiente del pago y se publican de manera consecutiva. Se puede verificar y ver las publicaciones con el número de documento en la factura.

Si no hay objeciones en los siguientes 2 meses luego de publicados los edictos, el Registro de Propiedad inscribe la marca y entrega un certificado de registro de marca en los siguientes 15 días hábiles.

El Registro de marca se debe renovar de acuerdo a la vigencia que se otorgue. 

El correcto registro de la marca se puede verificar en la Base Mundial de Datos sobre Marcas. Una vez que la marca queda registrada deberá ir al Registro de la Propiedad a retirar el certificado de constancia que acredita como dueño de la marca. 

**requiere inversión

Referencia: Historiería y Registro Nacional.

Registro para Importaciones

En caso de que la empresa tenga la necesidad de hacer compras en el exterior para traerlas a Costa Rica (importaciones) es necesario que se registre como Importador Habitual ante la Dirección General de Aduanas (DGA) en el Ministerio de Hacienda. Los requisitos para realizar este trámite los siguientes:

Recomendaciones para Importar por Primera Vez

  • Contratar una agencia aduanera/marítima/de carga que proporcione los servicios completos: retiro en el país de origen de la mercancía, comunicación con los proveedores, manejo aduanal (pago de impuestos, pago de almacén fiscal), transporte.

  • Solicitar a los vendedores los pesos, medidas estimadas de los paquetes/cajas. Esto es necesario para que la agencia de transporte pueda cotizar el costo del servicio.

  • Consultar a los vendedores su tipo de manejo para la entrega del producto (incoterm). Algunos de estos pueden ser:

    • FOB (free on board): la compañía vendedora lleva la mercancía hasta el barco.

    • FCA (free carrier): se determina un punto medio de encuentro para realizar la entrega.

    • EXW (ex works): la mercancía no sale de la fábrica del vendedor hasta el que comprador vaya por ella al sitio de origen. 

Existen más términos u opciones con respecto a las entregas de mercancía, estas son las más comunes.

  • Solicitar al vendedor las respectivas facturas de las compras con descripción de cada producto, sellos y firmas, en el mejor de los casos tanto digital como física (la física puede ser enviada por FEDEX o venir adjunta en los paquetes de compra). Esto es importante para evitar inconsistencias en los trámites aduaneros en el país.

**requiere inversión 

Recomendaciones Adicionales

Se recomienda verificar permisos gubernamentales específicos necesarios para la actividad que se vaya a realizar así como el adquirir pólizas de seguros adicionales si fuera necesario. 

**puede requerir inversión